Chargé(e) de la passation des marchés et à l’approvisionnement

Présentation entreprise :

L’Institut International d’Agriculture Tropicale (IITA) lance un appel aux candidatures pour le recrutement au niveau national d’un/une Chargé(e) de la passation des marchés et à l’approvisionnement. L’Institut International d’Agriculture Tropicale (IITA) est une institution à but non lucratif qui génère des innovations agricoles pour répondre aux défis les plus pressants de l’Afrique, entre autres : la sécurité alimentaire et nutritionnelle, la réduction de la pauvreté, la création des emplois et à la préservation de l'intégrité des ressources naturelles. L’IITA est membre du Groupe Consultatif International de la Recherche Agricole (CGIAR), un partenariat mondial de recherche agronomique pour un avenir dans la sécurité alimentaire.

Pour plus d'informations sur l'IITA, veuillez visiter le site  https://www.iita.org/

L’IITA lance cet avis de recrutement pour le compte du projet « Agenda Transformation de l’Agriculture en République Démocratique du Congo » dans le cadre du programme de Développement local des 145 Territoires (PDL-145T).

Contexte et mission :

Description du poste :

Le/la Chargé(e)de la passation des marchés et à l’approvisionnement sera responsable de la planification et de la mise en œuvre de la logistique relative au projet et au bureau de Kinshasa. Il/elle assurera la bonne organisation de tout le circuit d’approvisionnement et veillera à garantir la qualité, la transparence, la cohérence et l’effectivité de toutes les opérations de la chaîne d’approvisionnement conformément aux procédures de l’IITA et exigences des bailleurs de fonds ainsi qu’aux règlementations Congolaises.

Principales fonctions et responsabilités

• Assurer la préparation et le suivi de l’approbation des plans de passation de marchés, tant pour les opérations du Bureau Pays que pour les projets financés par les bailleurs de fonds, conformément aux procédures de l’IITA et aux règles des bailleurs de fonds.
• Elaborer en collaboration avec les responsables de projet et l’administration, les appels d’offres et/ou les cahiers des charges techniques des achats à réaliser.
• Assurer l'exécution des activités de passation des marchés conformément au Plan de passation des marchés approuvé.  
• S’assurer que les demandes soient identifiées et satisfaites de manière proactive ; préparer les documents d'appel d'offres, les contrats, les termes de référence, les bons de commande, les factures de fournisseurs, et d'autres documents de passation des marchés.
• Négocier avec les fournisseurs les conditions d'approvisionnement en termes de coût, qualité, délai, conditions de paiement, stockage.
• Préparer et présenter les dossiers au comité d’achats pour approbation.  
• Prendre en charge tous les achats, la réception de l’ensemble des biens et services, leur stockage, vérifier la qualité/la quantité, assurer leur acheminement aux utilisateurs finaux, dans le respect des délais et des procédures.
• Identifier de nouvelles technologies et de nouveaux produits/services, évaluer et recommander des sources potentielles d’approvisionnement et participer à leur intégration dans le plan de passation des marchés.
• Veiller au respect des accords contractuels, recommander des amendements et avenants aux contrats, et conseiller les parties concernées sur les droits et obligations contractuels.
• Se tenir au fait des conditions du marché, notamment en ce qui concerne les répertoires des sources d’approvisionnement, les prix, la disponibilité des produits, leur compétitivité, et s’assurer que les tarifs appliqués soient justes et raisonnables avant l’approbation de toute acquisition.
• Conserver une documentation complète et systématique des archives et des opérations de passation des marchés effectuées au jour le jour.
• Tenir une base de données/registre des fournisseurs locaux et le mettre à jour périodiquement.
• Préparer un éventail de documents, contrats, communications, directives, instructions, etc., relatifs aux opérations de passation des marchés.
• Assurer la traçabilité des commandes et déterminer les causes de tout retard.
• Promouvoir un excellent service à la clientèle, identifier, examiner et mettre en œuvre des stratégies pour améliorer le service, la qualité et l’efficacité ;
• Elaborer les rapports nécessaires sur les approvisionnements qui faciliteront le processus décisionnel de la hiérarchie.
• Élaborer et maintenir un système de rapports et de rétroaction sur la performance des entrepreneurs et fournisseurs.
• Élaborer et maintenir un système de rapports qui mesure la valeur ajoutée de l’unité d’approvisionnement.

Profil recherché :

Expérience, Education et Compétences

• Être de nationalité congolaise (RDC).
• Titulaire d’un diplôme d’études universitaires supérieures (Maîtrise ou équivalent) en gestion d’entreprise, en administration publique, en commerce, en ingénierie, en droit ou dans tout autre domaine connexe. Une certification professionnelle en passation des marchés serait souhaitable
• Avoir au moins cinq (5) années d’expérience dans le domaine de passation des marchés avec au moins trois (3) années d’expérience pratique en matière d’acquisition et de passation.
• Bonne connaissance des procédures de passation de marchés nationales et des institutions de financement.
• Aptitude au travail d’équipe, à la communication et à la collaboration dans un environnement multiculturel.
• Bonne connaissance des outils informatiques, expérience notamment dans l’utilisation des logiciels de traitement de textes et de tableurs.
• Être capable d’écrire et de communiquer et d’écrire couramment en anglais et en français.
• Excellente aptitude en communications orales et écrites avec une capacité avérée de transmettre l’information de façon claire et concise
• Compétences organisationnelles avérées avec une véritable aptitude à prioriser la charge de travail et à gérer simultanément de multiples tâches avec un souci du détail
• Faire preuve d’un grand sens d’intégrité, d’objectivité et de confidentialité.

Composition du dossier et dépôt des candidatures

Les dossiers seront composés d’une lettre de demande d’emploi, d’une lettre de motivation d’une page maximum, d’un CV actualisé avec trois personnes de référence (avec leurs contacts téléphoniques et adresses mails), et une copie de la carte de demandeur d’emploi de l’ONEM pour les candidats sans emploi. Ces dossiers doivent être adressés à l’attention de Monsieur le Représentant Résident et envoyés en ligne à l’adresse   [email protected]  au plus tard  le 13 juin 2022 à 16 heures.

N.B. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Les candidatures féminines sont encouragées.